Die perfekte Eventlocation ist mehr als nur ein schöner Raum – sie ist das Herzstück deiner Veranstaltung. Ob Teamevent, runder Geburtstag oder Hochzeit: Die Wahl der Location beeinflusst Stimmung, Ablauf und den Gesamterfolg deines Events entscheidend. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, solltest du vor der Buchung unbedingt die richtigen Fragen stellen.
Hier kommt deine praktische Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die du bei der Locationbesichtigung oder im Gespräch mit dem Anbieter klären solltest.
📍 1. Ist die Location verfügbar an meinem Wunschtermin?
Klingt banal, ist aber der erste wichtige Schritt. Besonders beliebte Daten (Wochenenden, Feiertage, Sommermonate) sind oft weit im Voraus ausgebucht. Kläre frühzeitig, ob dein Wunschtermin noch frei ist – und ob es Alternativen gibt.
👥 2. Für wie viele Personen ist die Location geeignet?
- Gibt es eine Mindest- oder Maximalanzahl an Gästen?
- Wie flexibel ist die Location bei Änderungen der Personenzahl?
- Gibt es unterschiedliche Räume je nach Gruppengröße?
So stellst du sicher, dass es weder zu eng noch zu leer wirkt.
🍽️ 3. Gibt es ein Catering oder kann ich frei wählen?
- Bietet die Location ein eigenes Catering an?
- Kann ich einen externen Caterer mitbringen?
- Gibt es Menü- oder Buffetoptionen?
- Werden besondere Ernährungswünsche berücksichtigt (vegan, glutenfrei etc.)?
Ein Muss für alle kulinarisch bewussten Events!
🪑 4. Welche Ausstattung ist inklusive?
- Gibt es Tische, Stühle, Stehtische, Loungemöbel?
- Technik: Mikrofon, Beamer, Leinwand, Licht- & Soundanlage?
- Gibt es eine Bühne oder Tanzfläche?
- WLAN-Zugang?
Kläre, was du selbst organisieren musst – und was du nutzen darfst.
💸 5. Wie sieht die Preisgestaltung aus?
- Gibt es eine Raummiete oder Paketpreise?
- Was ist im Preis enthalten (Reinigung, Personal, Technik)?
- Fallen Zusatzkosten an (z. B. für Verlängerung, Auf- & Abbau)?
- Wie hoch ist die Anzahlung? Wann ist der Restbetrag fällig?
Transparente Kosten schützen dich vor bösen Überraschungen.
🕐 6. Ab wann ist der Zugang zur Location möglich?
- Wann kann aufgebaut werden?
- Gibt es eine bestimmte Uhrzeit für den Veranstaltungsbeginn?
- Gibt es zeitliche Einschränkungen für Musik oder das Ende der Veranstaltung?
Wichtig für einen reibungslosen Ablauf!
🚗 7. Wie ist die Lage und Anbindung?
- Ist die Location gut mit dem Auto & ÖPNV erreichbar?
- Gibt es ausreichend Parkplätze?
- Sind Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe?
- Gibt es einen barrierefreien Zugang?
Je besser die Erreichbarkeit, desto entspannter die Gäste.
🧹 8. Wer kümmert sich um Auf- & Abbau sowie Reinigung?
- Ist ein Auf- & Abbauservice inbegriffen?
- Muss die Location besenrein übergeben werden?
- Wie lange darf dekoriert oder vorbereitet werden?
Kläre hier die Verantwortlichkeiten, um Stress zu vermeiden.
📸 9. Gibt es Einschränkungen bei Musik, Deko oder Programmpunkten?
- Darf Live-Musik gespielt werden?
- Gibt es eine Lautstärkebegrenzung?
- Ist offenes Feuer erlaubt (z. B. Kerzen)?
- Dürfen externe Dienstleister (Fotograf, DJ etc.) mitgebracht werden?
Damit es am Tag der Veranstaltung keine unerwarteten „Neins“ gibt.
📃 10. Gibt es einen schriftlichen Vertrag – und was steht drin?
- Sind alle Leistungen, Zeiten und Kosten klar geregelt?
- Was passiert bei Stornierung?
- Gibt es eine Ausfallversicherung?
- Wie ist die Haftung bei Schäden geregelt?
Ein guter Vertrag schützt beide Seiten – und schafft Klarheit.
Fazit:
So schön die Location auch ist – am Ende zählen die Details. Mit diesen Fragen im Gepäck bist du bestens vorbereitet und findest genau die Location, die zu deinen Vorstellungen passt – ohne böse Überraschungen.
Tipp: Druck dir diese Checkliste aus oder speichere sie dir ab – ideal für die Locationbesichtigung oder dein erstes Gespräch mit dem Anbieter.
